Política de privacidad y tratamiento de datos personales
El Instituto de Hermanos del Sagrado Corazón, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Responsable del Tratamiento
Instituto de Hermanos del Sagrado Corazón
Sitio web: www.corazonistas.edu.co
Correo de contacto: [correo protección de datos]
Datos Personales Recolectados
A través del sitio web, podrán recolectarse las siguientes categorías de datos personales, dependiendo de la interacción del usuario con nuestros servicios:
- Datos identificativos y de contacto:
- Nombres y apellidos completos.
- Correos electrónicos (personales o institucionales).
- Números telefónicos (fijos o móviles).
- Información académica y profesional:
- Títulos obtenidos, instituciones educativas, áreas de estudio, expedientes académicos y cualquier otra información relevante proporcionada por el usuario en el contexto de procesos de admisión, becas, cursos o servicios educativos.
- Datos proporcionados voluntariamente en formularios:
- Cualquier información que el usuario incluya al completar formularios de contacto, suscripción a boletines, registro para eventos, solicitudes de información o participación en encuestas.
- Datos de navegación y cookies:
- Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas, tiempo de permanencia, clics, y otras interacciones anónimas o pseudonimizadas recogidas a través de cookies propias y de terceros (como cookies de análisis, preferencias o publicitarias). El usuario puede gestionar las cookies desde la configuración de su navegador.
- Otros datos derivados del uso del sitio:
- Registros de actividad, historial de acceso, preferencias de idioma y cualquier otra información técnica necesaria para garantizar la seguridad y el correcto funcionamiento del sitio web.
La recolección de estos datos tiene como finalidad gestionar las solicitudes del usuario, mejorar la experiencia de navegación, prestar servicios académicos o informativos, y cumplir con obligaciones legales aplicables. En ningún caso se recabarán datos sensibles (como origen racial, salud, creencias religiosas, etc.) sin el consentimiento explícito del titular.
Finalidad del Tratamiento
Los datos personales recolectados a través del sitio web serán utilizados exclusivamente para las siguientes finalidades, conforme a los principios de licitud, lealtad y transparencia:
- Contacto institucional
- Atender consultas, solicitudes de información o comunicaciones enviadas por los usuarios a través de los formularios de contacto, correos electrónicos o vía telefónica.
- Establecer canales de seguimiento personalizado para responder dudas sobre programas, servicios o actividades de la institución.
- Procesos educativos y pastorales
- Gestionar la inscripción, participación y seguimiento de actividades formativas, talleres, retiros espirituales, celebraciones litúrgicas, encuentros pastorales o cualquier otra iniciativa de carácter educativo o religioso ofrecida por la institución.
- Registrar avances académicos o de formación humana, así como comunicar contenidos o materiales relacionados con dichos procesos.
- Atención de solicitudes
- Tramitar peticiones específicas del usuario, como solicitudes de certificados, constancias, cambios de grupo, permisos, acceso a plataformas educativas, o cualquier otro requerimiento administrativo.
- Generar números de radicado o seguimiento para garantizar una respuesta oportuna y eficaz.
- Envío de información institucional
- Remitir boletines informativos, circulares, novedades académicas, convocatorias, eventos próximos, comunicados de interés general o cualquier otra comunicación relacionada con la misión y actividades de la institución.
- Personalizar el envío de información según el perfil o intereses del usuario (respetando siempre sus preferencias de contacto).
- Gestión administrativa y académica
- Mantener actualizados los registros internos de estudiantes, docentes, personal administrativo, padres de familia o aspirantes.
- Administrar procesos de matrícula, calificaciones, horarios, asistencia, pagos o becas, así como generar reportes académicos requeridos por normativa interna o externa.
- Gestionar historiales académicos y certificaciones oficiales.
- Análisis estadístico del sitio web
- Medir el tráfico, las páginas más visitadas, el tiempo de permanencia, el comportamiento de navegación y el rendimiento técnico del sitio, con el fin de mejorar la experiencia del usuario y optimizar los contenidos.
- Elaborar informes internos anónimos o agregados que permitan tomar decisiones sobre el diseño, funcionalidades o campañas de difusión.
- Estos análisis se realizan preferentemente con datos pseudonimizados o agregados, sin identificar individualmente a los usuarios, salvo cuando sea estrictamente necesario para solucionar problemas técnicos o de seguridad.
Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes
La institución reconoce y garantiza la protección especial de los datos personales de niños, niñas y adolescentes(NNA), conforme a los principios constitucionales y legales que salvaguardan su desarrollo integral y su privacidad.
Requisito de autorización parental o de acudiente
Cualquier recolección, almacenamiento, uso o circulación de datos personales de menores de edad se realizará únicamente con la autorización previa, expresa e informada de sus padres, madres, tutores legales o acudientes.
Dicha autorización deberá ser obtenida por medios verificables (como formatos físicos, correo electrónico, plataformas seguras o mecanismos de consentimiento dentro del sitio web), y se conservará como prueba del cumplimiento de este requisito.
Interés superior del menor como principio rector
Todas las decisiones relacionadas con el tratamiento de datos de NNA estarán subordinadas al interés superior del menor, garantizando que su bienestar, derechos y dignidad prevalezcan sobre cualquier otra consideración institucional o administrativa.
En caso de conflicto entre la finalidad del tratamiento y los derechos del menor, se resolverá siempre a favor de la protección integral del niño, niña o adolescente.
Finalidades permitidas y limitadas
El tratamiento de datos de menores se limitará estrictamente a finalidades educativas, pastorales, de gestión académica, administrativa o de comunicación institucional que resulten necesarias y proporcionales para la relación legítima de la institución con el menor y su familia.
Queda prohibido utilizar los datos de NNA para fines comerciales, de mercadeo directo no solicitado, elaboración de perfiles conductuales con fines no educativos, o cualquier otra actividad que pudiera exponerlos a riesgos.
Información clara a padres y acudientes
Al momento de solicitar la autorización, la institución informará de manera clara, sencilla y accesible:
- ¿Qué datos se recolectan del menor?.
- ¿Con qué finalidad específica?.
- ¿Durante cuánto tiempo se conservarán?.
Si serán compartidos con terceros (y en caso afirmativo, ¿con quiénes y por qué?).
Los derechos que asisten a los padres o acudientes (acceso, rectificación, cancelación, oposición, etc.).
Medidas de seguridad reforzadas
Los datos de NNA recibirán un nivel de protección reforzado, implementando medidas técnicas, administrativas y humanas adicionales a las estándares, tales como:
- Control de acceso restringido a bases de datos que contengan información de menores.
- Cifrado de comunicaciones que involucren datos de NNA.
- Registros de auditoría para cualquier consulta o modificación de estos datos.
- Capacitación específica al personal que tenga acceso a dicha información.
Prohibición de publicación no autorizada
No se publicarán en el sitio web, redes sociales, boletines públicos o materiales promocionales imágenes, nombres completos, testimonios o cualquier dato identificable de niños, niñas o adolescentes sin la autorización expresa y por escrito de sus padres o acudientes, y únicamente cuando dicha publicación sea acorde con el interés superior del menor.
Duración del tratamiento y derecho de revocación
Los datos de NNA se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad educativa o administrativa que justificó su recolección, o mientras exista una relación vigente con la institución.
Los padres, madres o acudientes podrán revocar la autorización en cualquier momento, salvo que exista una obligación legal de mantener los datos (por ejemplo, expedientes académicos exigidos por autoridades educativas). En caso de revocación, se suspenderá el tratamiento no obligatorio y se procederá a la supresión de los datos correspondientes.
Canal de consultas y notificación de incidentes
La institución pondrá a disposición de padres y acudientes un canal de contacto (correo electrónico, teléfono o formulario web) para resolver dudas sobre el tratamiento de datos de sus hijos, así como para reportar cualquier posible uso indebido o incidente de seguridad que afecte la información de los menores.
Derechos del Titular
El titular de los datos podrá:
- Conocer sus datos personales
- Actualizarlos
- Rectificarlos
- Solicitar eliminación
- Revocar autorización
Seguridad de la Información
La institución adopta medidas técnicas, administrativas y humanas para proteger la información contra pérdida, acceso no autorizado o uso indebido.
Procedimiento para Ejercer Derechos
Las solicitudes deberán enviarse a:
Correo electrónico: [correo protección de datos]
La institución responderá dentro de los términos establecidos por la ley colombiana.
Vigencia
La presente política rige a partir de su publicación en el sitio web institucional.